Toegevoegde waarde bewijzen naar inwoners Friesland

Het waarborgen van de veiligheid en gezondheid van de inwoners van Friesland is dé opdracht van Veiligheidsregio Fryslân. De gemeenten, Brandweer, GGD en andere partners dragen hier met elkaar aan bij. Ze zetten hun expertise in bij brandweerzorg, publieke gezondheidszorg, rampenbestrijding en crisisbeheersing.
Om de kwaliteit te blijven verbeteren, voert Veiligheidsregio Fryslân jaarlijks een medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) uit. De speerpunten hieruit staan steeds bovenaan de verbeteragenda.
Adviesbureau Expertision voert het MTO uit en adviseert over verbetermogelijkheden. Afdelingshoofd Financiën, Personeel & Organisatie (FPO) Wim Mollink is in gesprek met Ronald van der Togt van Expertision over de resultaten en de vertaling naar de visie van de Veiligheidsregio Fryslân.

MTO en rapportage op maat

vrf-1In samenwerking is een MTO op maat ontwikkeld. Hierin zitten alle onderwerpen die wij als Veiligheidsregio Fryslân belangrijk vinden. Op advies van Directeur Bedrijfsvoering Johan Oostinga hebben we gekozen voor de Net Promoter Score (NPS) als maat voor de loyaliteit van de medewerkers. Hij had hier goede ervaring mee bij een eerdere werkgever. Daarnaast kijken we naar factoren die van invloed zijn op de persoonlijke vitaliteit en de energie die mensen van hun werk krijgen. Ook de organisatie van het werk, cultuur en employability zitten in het MTO.

Medewerkers ontvangen na het invullen een persoonlijk rapport waarin zij zien wat goed gaat en wat verder verbeterd kan worden. Alle organisatieonderdelen ontvangen een managementrapport met daarin de
bevindingen en aanbevelingen voor het eigen team. Zo heeft iedereen een rapport in handen om zelf mee aan de slag te gaan. Dit past bij onze visie op eigen regie en verantwoordelijkheid nemen.

Groei in resultaten

Als we kijken naar de resultaten van het MTO 2015, zien we een positieve ontwikkeling op allerlei gebieden. We hebben veel aandacht besteed aan leiderschap en zien in het MTO dat we hierin zijn gegroeid. Overall is de NPS van de hele veiligheidsregio gestegen van -12,8 in 2013 naar +2,6 in 2015. Dit betekent dat beduidend meer medewerkers anderen aanbevelen bij Veiligheidsregio Fryslân te gaan werken. Steeds meer medewerkers zijn ambassadeurs geworden. Zij vertellen graag en met trots dat zij deel uitmaken van Veiligheidsregio Fryslân. Daar zijn we natuurlijk blij mee. De resultaten en feedback laten zien dat we op de goede weg zijn.

Blijven werken aan verbetering

vrf-3We hebben ons als doel gesteld dat medewerkers de maatschappelijke opdracht tastbaar en concreet maken en de meerwaarde van het eigen handelen laten zien. In ieder MTO vragen we medewerkers wat zij de belangrijkste verbeterpunten vinden. Hun grote betrokkenheid komt ook in hun aanbevelingen tot uiting. Medewerkers geven aan dat de Veiligheidsregio Fryslân meer moet laten zien wat zij in huis heeft. Medewerkers vinden het werken in een netwerk en het zoeken van verbinding de kracht van de organisatie. Meer vraaggestuurd en burgergericht werken versterkt dit.
De interne samenwerking is, net als de externe samenwerking, belangrijk. Eén gemeenschappelijke
regeling voor Brandweer, GGD en Crisisbeheersing ondersteunt het effectief en efficiënt samenwerken. Met de kennis en deskundigheid die binnen de Veiligheidsregio Fryslân aanwezig is, wordt de burger zoveel mogelijk bediend met één advies of vanuit één loket. Dit is wat we de inwoners van Friesland graag bieden.

Kracht van eigen regie

De unit Bedrijfsvoering en de afdeling FPO dat daar deel vanuit maakt, hebben de afgelopen jaren een flinke progressie doorgemaakt. Medewerkers zijn voor ons professionals die ruimte en invloed nodig hebben. Ze willen zelf regie in hun werk hebben en nemen. Als leidinggevende staan bij mij het vergroten van de professionele ruimte, het geven van ruimte en vertrouwen centraal. Vooraf met medewerkers resultaatgerichte afspraken maken, tussentijds monitoren en achteraf evalueren. Medewerkers voelen zich daardoor verantwoordelijk. Ze zijn eigenaar geworden. Ze hebben daarmee veel invloed en ook hun toegevoegde waarde is helder. Het gaat om samen met de medewerker duidelijke resultaten beschrijven over hun verwachte bijdrage aan afdelings- of organisatiedoelstellingen. En hoe je
als leidinggevende binnen dit kader een medewerker kunt stimuleren tot effectief gedrag en eigen verantwoordelijkheid nemen. Dat zie ik als hoogste goed: een medewerker die eigen verantwoordelijkheid
neemt voor resultaten.
Medewerkers zijn enthousiast over de stappen die de afgelopen jaren zijn gemaakt. We zien de bevestiging hiervan ook terug in de MTO-resultaten. De NPS van de unit Bedrijfsvoering is gestegen van -2,5 in 2013 naar +31,7 in 2015 en die van de afdeling FPO van +0.1 in 2013 naar +45,4 in 2015.

Persoonlijke opdracht

vrf-2Mijn eigen leiderschapsopgave is dat wij als Veiligheidsregio Fryslân onze toegevoegde waarde bewijzen aan de inwoners van Friesland. De meerwaarde gaat over het leveren van een wezenlijke bijdrage aan een veilige en gezonde samenleving. De vraag die ik daarbij op de agenda zet, is: “Wat kunnen wij met ons vakmanschap doen om Friesland gezonder en veiliger te maken?”. Graag wil ik iedereen stimuleren en uitdagen tot vernieuwing. Dat is lang niet eenvoudig, omdat we in ons primaire proces een uitvoeringsorganisatie zijn. Het gaat me erom dat we meer vanuit het burgerperspectief denken en elkaar aanmoedigen te blijven verbeteren. Iedereen in de organisatie zal zich steeds
de vraag moeten stellen: “Draagt wat ik doe bij aan een betere veiligheid en gezondheid in Friesland?”.

Verbinding tussen visie, resultaten en MTO

De doelstellingen van ieder organisatieonderdeel van Bedrijfsvoering zijn vertaald naar een Vision Map en Resultaatkaart in drie thema’s: Samen, Slim en Simpel. De Vision Map is de richting waar de unit Bedrijfsvoering heen gaat. Samenwerken, investeren in slimme, vernieuwende en betere producten en producten maken die simpel
uit te voeren en gemakkelijk in gebruik zijn. De Resultaatkaart legt de ambities en resultaten vast van Bedrijfsvoering. Het MTO geeft ons hiervoor waardevolle input. We hebben bij Bedrijfsvoering als doel gesteld: koers, ambities en doelstellingen zijn duidelijk voor de medewerkers.
De combinatie van ambassadeurschap, helderheid over de koers en de te bereiken resultaten, het eigenaarschap inclusief de toegevoegde waarde vergroot de professionele ruimte van medewerkers. Meer professionele ruimte geeft meer tevredenheid, grotere bekwaamheid en uiteindelijk betere resultaten van het werk. En dat merken we nu binnen de Veiligheidsregio Fryslân.

Meer informatie

www.veiligheidsregiofryslan.nl – 088 229 99 99
www.expertision.nl – 06 11 32 19 20

 

 

 

 

Fontys Hogescholen werkt aan vitaliteit met Expertision

“Vitaliteit draagt bij aan duurzaam succes. Daarom investeert Fontys Hogescholen hierin. Persoonlijke vitaliteit is belangrijk. Om te weten waar we ons het beste op kunnen richten, hebben we eerst onderzocht hoe vitaal onze organisatie is.” Rob van den Hurk, P&O Consultant van het Bureau Re-integratie en Verzuim bij Fontys Hogescholen, vertelt over dit succesvolle project.

Werken aan vitaliteit is werken aan de organisatie

Om de vitaliteit in kaart te brengen, vond hij een partner in Expertision, een bedrijf gespecialiseerd in vitale organisatieontwikkeling en HR performance. Samen maakten ze een plan. Het onderzoek begint met twee vragenlijsten, die medewerkers via internet invullen. De Work Ability Index (WAI) waarmee het werkvermogen wordt bepaald, kost ongeveer vijf minuten om in te vullen. De Vitaliteitscan vult de medewerker in 10 tot 15 minuten in. Deze bevat vragen over persoonlijke vitaliteit, werkplezier, een gezonde werkomgeving, soepele processen en optimale prestaties. “De WAI is een prima screening. De Vitaliteitscan geeft de noodzakelijke verdieping. Deze scan laat in detail onze succesfactoren en verbeterpunten zien. De WAI en Vitaliteitscan vormen een goede combinatie.”, aldus Rob van den Hurk.

Terugkoppeling naar medewerkers en teams

Medewerkers vinden het fijn dat ze een individuele terugkoppeling van de resultaten krijgen plus adviezen. “Met de privacy houden we natuurlijk rekening. De organisatie krijgt de persoonlijke resultaten niet te zien. Toch zijn deze ook voor ons interessant. We zien daarom van de Vitaliteitscan wel de totaalscores van alle teams. Daardoor viel het ons op dat teams verschillend scoren op diverse onderdelen. Van de WAI ontvangen we alleen het totaalresultaat van de organisatie. Uiteraard zijn deze anoniem.”

Van analyse naar concrete acties

Rob van den Hurk: “Uit het onderzoek blijkt hoe nauw organisatorische en persoonlijke factoren met elkaar samenhangen. Expertision gaf gerichte adviezen om de aanwezige sterktes te benutten. En ook hoe we tot verdere verbetering konden komen. Enkele teams zijn nu, onder begeleiding van Expertision, bezig met het optimaliseren van onderwijsprocessen.”

Fontys als lerende organisatie

“De resultaten van de verbetersessies delen we met de andere teams. Die positieve benadering spreekt iedereen aan. Dit past bij de lerende organisatie die Fontys wil zijn.”

Financiering vanuit Livvit polis van Zilveren Kruis Achmea

Ook over de kosten is goed nagedacht door Fontys. “Het onderzoek is bekostigd vanuit het bedrijfsgezondheidsbudget van de Livvit polis van Zilveren Kruis Achmea. Ook diverse interventies gericht op het vergroten van het werkvermogen vallen onder de verzekerde dienstverlening van de Livvit polis. De organisatorische verbeteracties horen daar niet bij. Maar nu duidelijk is wat we nodig hebben, krijgen we er intern wel makkelijker budget voor.”, vertelt Rob van den Hurk.

Continu verbeteren

Om de effecten van de verbeteracties te bepalen, wordt gestart met een nulmeting en na een tijd volgt een tweede meting. “Het belangrijkste voor ons is dat we nu precies weten waar we goed in zijn en wat we kunnen verbeteren. Aan het eind van dit jaar gaan we op herhaling bij het eerste Fontys instituut en kijken we wat het heeft opgeleverd. ”